Myob ( Mind Your Own Businnes)MYOB Accounting adalah sebuah
software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil menengah ( UKM ) yang
dibuat secara terpadu (integrated software ).
Beberapa alasan yang menjadi pertimbangan untuk
mempertimbangkan software ini sebagai tool yang membantu proses pekerjaan
akuntansi ada supaya menjadi lebih cepat dan tepat adlah sebagai berikut :
1. Mudah digunakan
Dengan tampilan menu dan aliran transaksi yang sederhana dan mudah di
ingat,MYOB mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan
mendalam tentang komputer dan akuntansi.
2. Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap pemakai ( user ).
3. Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program excel tanpa melalui proses
ekspor/impor file yang merepotkan.
4. Dapat diaplikasiakn untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan.
5. Menampilkan laporan keuangan komparasi ( perbandingan ) serta menampilkan
analisis dalam bentuk grafik.
MENGENAL MYOB ACCOUNTING
Pengertian MYOB Accounting
Program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk
mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. MYOB Limited
mengeluarkan MYOB Accounting versi 15 hadir dengan sejumlah fasilitas namun
tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pemasukkan daftar akun,
pengaturan (setup), mengelola bank, pelanggan, pemasok, produk sampai pada
laporan keuangan seperti neraca, labarugi dan sebagainya.
SEJARAH MYOB
MYOB merupakan program computer akuntansi (accounting
software),MYOB dimulai di Australia pada tahun 1991dan merupakan
salah satu perusahaan yang sukses mengenali kebutuhan yang unik dari perusahaan
kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar akan sistem manajemen bisnis
(business management systems) yang powerful, mudah dan terjangkau.
Banyak penghargaan diterima oleh jajaran produk MYOB sejak
tahun 1991 sampai sekarang.
Sukses ini kemudian berkembang ke seluruh dunia,MYOB pada
tahun itu juga memenangkan MacWorld Award untuk kategori Best Accounting
Software dan kategori Best Newcomer Software.
Tahun 1996, MYOB Inc., terus berkembang dan bergerak
dibawah payung MYOB Limited. MYOB kemudian mengembangkan 6 cabang untuk
meng-cover pemasaran MYOB di seluruh dunia, yaitu MYOB US, Inc., MYOB
Canada Inc., MYOB Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. dan MYOB
Asia, yang saat ini terus berkembang dengan munculnya versi khusus negara
lainnya, versi Malaysia adalah yang pertama dia Asia, sebelum munculnya versi
Singapura, Hongkong dan Asia-International, dan sekarang telah lebih banyak
lagi versi negara yang tersedia.
2. KEGUNAAN MYOB DLM KEG.ADM PERUSAHAAN
Berikut kegunaan MYOB dalam kegiatan administrasi
perusahaan:
Alat bantu orang – orang untuk menyelesaikan pekerjaan
akuntansi
Menghemat waktu dalam mengelola dan menjalankan pembukuan
Mengerti lebih dalam bisnis
membantu kita dalam proses penjualan dan pembelian, track
piutang dagang (receivable), hutang dagang (payables) and pajak (GST), email
your quotes dan invoice dan banyak lagi – semuanya hanya dengan meng-klik
beberapa tombol saja.
Mengelola barang dagangan
Untuk memenuhi kebutuhan akuntansi perusahaan,dll
3. PERANAN MYOB DLM SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA
Sebagai alat komunikasi untuk berbagi pengalaman dan
pengetahuan dalam proses implimentasi dalam pengoperasian MYOB
Sebagai alat untuk mempermudahkan kita untuk mencatat
transaksi dalam perusahaan jasa
Membuat Data Perusahaan pada MYOB
Langkah – langkah yang harus dilakukan :
Klik tombol start
Pilih all program> MYOB Accounting v15 > MYOB Accounting v15
Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses
• Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
• Create, untuk membuat data perusahaan baru
• Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
• What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang
berisi berita terbaru dalam versi 12 ini
• Exit, untuk mengakhiri program MYOB
Klik tombol create new company file, klik next
Klik company information lalu masukkan data perusahaan. Setelah itu klik next
Lalu masukkan periode akuntansi, dan klik next bila sudah selesai
Klik tombol save. Klik next
Selanjutnya akan tampil informasi proses telah selesai
Mengenal Area Kerja MYOB Accounting v 15
Setelah anda membuat data perusahaan pada MYOB, Anda perlu mengenal area kerja
pada MYOB Accounting v15 sebelum anda memindahkan data perusahaan ke dalam MYOB
Accounting.
Mengakhiri Program MYOB Accounting v 15
Untuk mengakhiri anda ikuti langkah sebagai berikut:
Klik file > Exit
Kotak dialog konfirmasi akan tmapil, klik tombol yes
MYOB akan menampilkan kotak informasi lagi, kemudian tandai option backup all
data dan check company file for errors, klik tombol continue
Kotak konfirmasi MYOB accounting ditampilkan, yang memberitahukan bahwa tidak
terjadi kesalahan dalam data anda. Klik ok
Kotak dialog backup ditampilkan, ketik nama file absolute pada kotak file name,
klik save
Proses backup dilakukan setelah selesai aplikasi MYOB accounting akan langsung
tertutup.
CARA PEMBUATAN PERUSAHAAN BARU
Setelah anda membuat file data baru, langkah berikutnya adalah memasukkan
data-data dasar dan mengaturnya sehingga sesuai dengan sistem kerja yang ingin
diterapkan. Beberapa data dasar utama yang harus disiapkan adalah Daftar
Perkiraan (Chart of Accounts), Daftar Pelanggan, Supplier dan Karyawan serta
Daftar Item/Barang.
Untuk mempersiapkan data dasar secara baik, anda perlu mengetahui field-field
data yang diperlukan untuk setiap jenis data, dan cara termudah untuk
mendapatkannya adalah dengan melakukan ekspor data melalui menu File >
Export Data > …. , dengan cara ini anda akan mendapatkan struktur data dalam
format Text File. Untuk mempermudah penyusunan, buka Text File menggunakan
aplikasi spreadsheet, misalnya MS Excel.
Chart of Accounts / Daftar Perkiraan
Tidak seluruh field data tersebut kita butuhkan dalam proses persiapan data
dasar, pada data daftar perkiraan (CoA), field/kolom yang anda perlukan, antara
lain :
Account Number, Kolom ini merupakan Key Field untuk data daftar perkiraan,
berisi no. perkiraan yang terdiri dari 5 (lima) angka, dengan angka pertama
menunjukkan kelompok perkiraan yang diwakilinya.
Account Name, Kolom Nama Perkiraan
Cheque Privileges, Untuk perkiraan Kas/Bank berikan huruf C, sehingga perkiraan
tersebut akan muncul dalam daftar pilihan perkiraan penerima/ sumber pembayaran
Untuk daftar perkiraan yang menyertakan perkiraan dalam mata uang asing, anda
perlu menambahkan minimal kedua field di bawah ini :
Currency Code, menunjukkan kode mata uang.
Exchange Account, menunjukkan perkiraan penyeimbang nilai tukar (akan
dijelaskan pada manual implementasi selanjutnya).
Pada data daftar perkiraan di atas field Account Number merupakan Key Field.
Field ini harus mempunyai data (Required Field) dan MYOB akan menggunakan data
pada kolom ini sebagai pedoman dalam proses impor data. Anda tidak boleh
mempunyai data yang sama pada field/kolom ini pada baris data yang berbeda
(data pada kolom ini harus unik). Perbaikan pada key field tidak dapat
dilakukan melalui proses impor, anda harus melakukannya secara manual pada
program MYOB.
Daftar Karyawan
Data berikutnya yang perlu anda siapkan adalah daftar karyawan, minimal daftar
wiraniaga/ salesman, yang akan digunakan dalam penyusunan daftar pelanggan,
memiliki field (Key Field):
Last Name, Nama Keluarga / Belakang Karyawan.
Bila anda memerlukan filter untuk melakukan pengelompokkan data, sehingga anda
bisa melakukan analisa maupun membuat laporan secara lebih rinci, anda dapat
menggunakan kolom :
1. Custom List 1 sampai 3, digunakan untuk menampung data yang akan digunakan
sebagai filter dalam pembuatan laporan dan analisa. Misalnya : Departemen,
Group Penjualan, (Spons, Spring), Wilayah pemasaran, dll.
2. Identifiers, Selain menggunakan custom list, anda dapat menggunakan
identifier sebagai filter dalam pelaporan dan analisa
Contohnya bila anda mengisikan AF pada field identifiers seorang karyawan
penjualan / salesman, dan A misalnya mewakili produk Elektronik, dan F mewakili
area Bandung Utara, maka salesman masuk dalam kelompok Salesman barang
elektronik untuk area Bandung Utara. Dalam pembuatan pelaporan anda dapat
menggunakan salah satu huruf (Mis. Laporan penjualan Barang Elektronik), atau
menggunakan kedua huruf (Mis. Laporan penjualan Barang Elektronik di Bandung
Utara), anda dapat menggunakan banyak identifiers pada satu data karyawan (max
26).
Kedua field/kolom dibawah ini bisa ditambahkan :
• First Name, bila anda perlu memisahkan nama depan dan nama keluarga
• Card ID, bila anda menggunakan nomor atau kode karyawan
Last Name dan Card ID pada data karyawan ini adalah conditional field, sehingga
untuk dapat melakukan impor, MYOB mewajibkan salah satu field berisi data, atau
proses impor akan tidak dapat berjalan.
Daftar Pelanggan
Pada daftar pelanggan anda mempunyai conditonal fields yang sama dengan daftar
karyawan, yaitu Co./Last Name dan Card ID, dan biasanya field Co./Last Name
yang selalu berisi data. Struktur data yang biasa disiapkan adalah sbb:
• Card ID, Kode Pelanggan, bila diperlukan
• Co./Last Name, Nama perusahaan atau nama perseorangan, sebaiknya berformat
Nama, PT. atau Nama, Toko
• Addr 1 – Line 1, Alamat Pelanggan, baris 1
• Addr 1 – Line 2,3,4, Alamat Pelanggan, baris 2,3,4 bila diperlukan
• City, State, Phone #1, Postcode, dll, adalah kelengkapan data lain yang bisa
anda tambahkan bila diperlukan.
MANFAAT
Dengan latar belakang pentingnya
program MYOB dalam dunia usaha, kami dapat menyimpulkan beberapa manfaat
penting yang akan didapat para mahasiswa, dan juga manfaat bagi pihak
universitas setelah mengikuti program pelatihan dari MYOB TRAINING CENTRE :
1. Mahasiswa akan mendapat keahlian khusus dalam mengoperasikan program MYOB.
Saat ini program MYOB adalah program yang paling banyak dipakai di Indonesia
untuk skala perusahaan kecil dan menengah yang jumlahnya tak terhitung
banyaknya. Jumlah ini terus bertambah dari waktu ke waktu seiring dengan
pesatnya perkembangan bisnis di Indonesia. Dengan keahlian mengoperasikan
program MYOB, mahasiswa akan mempunyai kesempatan kerja yang lebih luas.
2. Mahasiswa mempunyai daya saing di dalam dan luar negeri.
MYOB adalah program yang paling banyak digunakan di negara-negara maju seperti
: Amerika, Australia, Canada, Singapura, Inggris dll. Dengan demikian keahlian
ini tidak saja berguna dalam mencari lapangan pekerjaan di dalam negeri, tetapi
juga menjadi bekal untuk bersaing sebagai tenaga professional di luar negeri.
3. Pengalaman bekerja dengan data perusahaan menggunakan program MYOB.
Dengan mengikuti pelatihan MYOB, maka pada saat mahasiswa telah menyelesaikan
program studinya di universitas, mereka akan mendapatkan tambahan pengalaman
didalam pengoperasian program MYOB.
4. Mahasiswa yang mendapat pelatihan program MYOB adalah mahasiswa siap pakai
dalam dunia usaha.
Dengan mendapat pelatihan program MYOB, mahasiswa tidak perlu lagi mengambil
program tambahan untuk dapat siap masuk di dunia usaha.
5. Mahasiswa akan mendapat pengalaman praktek langsung tentang akuntansi dalam
dunia bisnis.
Dengan mengikuti program pelatihan ini, mahasiswa akan mencoba data perusahaan
langsung dipraktekkan di dalam komputer dengan menggunakan program MYOB.
6. Para pengajar kami adalah para profesional, akuntan dan praktisi bisnis.
Para pengajar adalah mereka yang bekerja dengan menggunakan program MYOB di
perusahaan-perusahaan lokal dan multi-nasional. Dengan demikian, pengalaman
para profesional dan praktisi akan menambah wawasan mahasiswa dalam dunia
bisnis secara nyata, dan bukan hanya teori saja.
7. Para pengajar kami telah mendapat pelatihan khusus dari konsultan kami, yang
merupakan mitra bisnis dari MYOB Australia Pty. Ltd.
Dengan demikian, para pengajar kami akan selalu mengikuti perkembangan
informasi teknologi terkini, yang tidak mungkin didapat dari para pengajar yang
tidak terjun secara full-time dalam bidang informasi teknologi.
8. Kurikulum mengadopsi MYOB TRAINING CENTRE – AUSTRALIA.
Dengan mengikuti pelatihan dari MYOB TRAINING CENTRE akan mendapat manfaat yang
sama apabila mahasiswa tersebut mengikuti program MYOB TRAINING CENTRE di
Australia, tentu saja dengan biaya yang jauh lebih murah.
9. MYOB TRAINING CENTRE adalah satu-satunya konsultan yang dipercaya oleh MYOB
Australia Pty. Ltd.
Dengan demikian para pengajar mendapatkan sumber ilmu dan informasi dari
konsultan yang memang ahli dalam bidang program MYOB, bukan dari sumber yang
diragukan kredibilitas dan kemampuannya.
10. Sertifikasi dari MYOB TRAINING CENTRE yang telah mendapat pengakuan dari
ratusan perusahaan klien kami.
Selama ini, kami telah membuktikan bahwa klien kami akan memberi rating yang
tinggi bagi para alumnus MYOB TRAINING CENTRE.
11. Sertifikasi setara program Eksekutif dan Professional di MYOB TRAINING
CENTRE, dengan harga khusus mahasiswa.
Sertifikat yang dikeluarkan oleh MYOB TRAINING CENTRE adalah sertifikat yang
sama dan setara dengan sertifikat yang kami keluarkan bagi masyarakan umum,
dengan harga yang lebih murah untuk para mahasiswa.
12. Software yang digunakan adalah software MYOB asli.
Karena kami adalah mitra bisnis MYOB Australia, maka tidak diragukan lagi,
software yang akan digunakan adalah software yang asli, dan bukan software
bajakan.
13. Mahasiswa diperkaya dengan studi kasus dari para pengajar kami.
Karena para pengajar kami adalah professional yang telah bekerja sama dengan
banyak perusahaan lokal dan multi-nasional, maka para mahasiswa akan diperkaya
dengan pengalaman dari studi kasus yang terjadi di dalam perusahaan berskala
lokal dan internasional.
14. Perkembangan Informasi Teknologi yang terkini dapat diikuti.
Karena staf pengajar kami adalah konsultan MYOB Australia Authorised Reseller,
yang maka mahasiswa dapat mengikuti perkembangan informasi teknologi. Setiap
kali ada riset dan pengembangan software, otomatis materi pengajaran dan
software yang digunakan akan diganti dengan yang terbaru.
15. Buku Panduan Khusus MYOB dalam bahasa Indonesia.
Buku Panduan yang dibuat oleh Tim Konsultan kami adalah buku yang lengkap,
memuat semua teori dan contoh soal yang banyak terjadi dalam dunia bisnis.
Ditulis dengan rapi, dengan bahasa yang mudah dimengerti dan dipelajari sebagai
pedoman pendalam program bagi mahasiswa di kemudian hari, bahkan pada saat
mahasiswa tersebut terjun ke dalam dunia kerja.
16. Nilai tambah bagi universitas yang memberikan sertifikasi dari MYOB TRAINIG
CENTRE.
Dengan memberikan program pelatihan MYOB bagi para mahasiswa, maka universitas
akan mempunyai nilai lebih dari universitas lain yang tidak memberikan program
pelatihan MYOB bagi mahasiswanya.
Langkah awal menggunakan Myob Accounting sekaligus dengan
keterangan gambar biar lebih jelas
1. Klik Start
2. Klik Program
3. Pilih Program Myob Accounting, maka akan muncul tampilan
seperti di bawah ini:
4. Kemudian pilih "Create" apabila kita akan
membuat transaksi baru.Tetapi apabila kita telah membuat sebelumnya maka kita
pilih "Open".
5. Saat kita akan membuat transaksi baru maka akan muncul
tampilan:
6. Lakukan langkah selanjutnya dengan memasukkan Nama
Perusahaan,Alamat dsb.
7.Kemudian akan tampil command center,yaitu gabungan dari
seluruh modul yang ada pada program Myob accounting.
Tampilan awal Myob Accounting
Tampilan awal Myob Accounting dapat di lihat seperti di bawah
ini:
Pada tampilan diatas kita melihat:
1. Account
digunakan untuk membuat daftar perkiraan dan melakukan
jurnal umum.
untuk mencatatperkiraan yng berhubungan dengan transaksi
bank,selan menjual dan membeli barang dagangan.
3. Sales
untuk mencatat penjualan barang,termasuk penerimaan piutang
dan segala hal yang berhubungan dengan penjualan tersebut.
4. Time Billing
untuk mencatat dan mengatur waktu yang di set secara
otomatis untuk pembayaran baik untuk klien maupun aktivitas-aktivitas yang
berhubungan dengan waktu.
5. Purchase
untuk mencatat pembelian barang,termasukpembayaran hutang
dan segala hal yang berhubungan dengan pembelian tersebut.
6. Payroll
untuk mencatat tentang gaji,upah,pajak,dan lain sebagainya
yang berhubungan dengan karyawan dan pegawai.
7. Inventory
untuk mencatat persediaan barang dagang,khususnya perusahaan
dagang.
8. Card File
untuk mencatat dan mengatur data pelanggan,pemasok,pegawai
dan pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan.
